Ninguna factura puede llevar un número inventado. Antes de facturar, el negocio solicita la numeración en el servicio informático electrónico de numeración de la DIAN, con firma electrónica, y la DIAN asigna una autorización con su número, fecha, vigencia, rangos y prefijos. Para la factura electrónica, cada rango trae además una clave técnica, que se usa en el cálculo del CUFE.
El prefijo puede tener hasta cuatro caracteres alfanuméricos y es obligatorio cuando facturas en más de un establecimiento, sede o punto de venta. La misma solicitud aplica a la factura electrónica, a la factura de papel de contingencia, al POS electrónico y al documento soporte.
La autorización se acaba por tiempo o por números, así que debes pedir una nueva antes de que se agote el rango o venza la vigencia. Si el plazo no alcanza pero te quedan números, puedes pedir la habilitación con quince días hábiles de antelación al vencimiento. Los rangos que ya no vas a usar, por ejemplo al cerrar un local, se inhabilitan.
En Tiendana configuras la resolución y el rango de numeración una vez, y cada factura toma el siguiente número disponible.
Ejemplo: Una cafetería con dos locales en Bogotá pide un rango con prefijo CENT para el local del centro y otro con prefijo NOR para el del norte; cada autorización dura como máximo dos años desde que la DIAN la asigna.
